Elke boksclub ter wereld heeft min of meer hetzelfde papierwerk nodig. Een lidmaatschapsformulier. Een gezondheidsvragenlijst. Een ouderlijk toestemmingsformulier voor jongeren onder de achttien. Een toestemming voor fotografie en sociale media. Een beschermingsverklaring. Een coachaanvraag. De lijst verandert nauwelijks van club tot club of van land tot land, en toch stelt bijna elke club zijn eigen lijst samen, meestal door een wazige fotokopie te kopiëren van wat de laatste club ook heeft gebruikt.
Het resultaat is voorspelbaar. Formulieren die de enige medische vraag missen die er toe deed. Toestemmingsformulering die een serieuze veiligheidsbeoordeling niet zou overleven. Een handtekeningvak van een ouder dat zich eigenlijk nergens in de buurt van het gedeelte bevindt dat een ouder moet ondertekenen. Het is niemands schuld. Goede formulieren schrijven is saai en onhandig werk, en een vrijwilliger die op doordeweekse avonden een club runt, heeft betere dingen te doen. Het papierwerk is niet de reden dat iemand een boksclub heeft opgericht, maar als het slecht wordt gedaan, is het wel de reden dat sommigen van hen in de problemen komen.
Dus hebben we het saaie, onhandige werk een keer goed gedaan en weggegeven.
Eén schone set, zeventien formulieren
Open Forms is een gratis bibliotheek van de zeventien formulieren die een basisclub of een nationale federatie daadwerkelijk nodig heeft, van lidmaatschap en gezondheidsscreening tot bescherming, coachaanvragen en evenementenvergunningen. Er zijn in totaal zo'n honderdnegentig velden, en ze hebben allemaal een stabiele naam, dus het formulier overleeft de vertaling in een andere taal zonder uit elkaar te vallen. Kinderen onder de achttien krijgen een echt ouder- of voogdgedeelte dat moet worden ondertekend. Elk formulier heeft een toestemmings- en handtekeningrug die het document geldig maakt voor verzekering en bescherming, in plaats van een handtekeningenvakje dat er als bijzaak op is vastgeschroefd.
Wat zit er in het pakket?
- Lidmaatschapsregistratie en een vragenlijst over de gereedheid voor de gezondheid.
- Toestemming van de ouders of voogd voor personen jonger dan achttien jaar, met een behoorlijke medeondertekening.
- Toestemmingen voor fotografie, video en sociale media.
- Een verklaring inzake bescherming en gedragscode.
- Coach- en vrijwilligersaanvragen, met de controles die een club zou moeten uitvoeren.
- Evenement- en wedstrijdvergunningen, en lidmaatschapspapieren voor een federatie.
Omdat de veldnamen stabiel zijn, werkt hetzelfde formulier in elke taal. Een club in Manchester en een club in Marseille kunnen hetzelfde lidmaatschapsformulier in hun eigen taal afdrukken, terwijl de gegevens daaronder nog steeds staan. Dat is het rustige deel dat een standaard nuttig maakt: niet dat hij er netjes uitziet, maar dat hij reist. De hele set wordt uitgebracht onder een Creative Commons-licentie, wat een formele manier is om te zeggen: neem het, gebruik het, verander het, vertaal het, en je bent ons niets verschuldigd. U kunt het kavel bekijken en downloaden opde pagina Formulieren openen.
Maak ze in ongeveer dertig seconden de jouwe
Een eenvoudig formulier is handig. Een formulier met de naam en de kleuren van uw club erop ziet eruit alsof u het meende, en leden nemen het serieuzer. Normaal gesproken betekent dat dat iemand in de club een avond lang met een tekstverwerker aan het vechten is.
In plaats daarvan hebben we een kleine tool gebouwd die dit in uw browser doet. U typt uw club- of federatienaam, kiest uw kleur, voegt uw logo toe, kiest de gewenste formulieren en er verschijnt een merkset voor u, klaar om af te drukken of te openen in een tekstverwerker. Er wordt niets geüpload, niets opgeslagen en er is geen account nodig: het gebeurt allemaal op je eigen apparaat. Als u klaar bent, drukt u het pakket af, slaat u het op als PDF of downloadt u het als een bewerkbaar document. Je kunt het proberen op deformulieraanpasser.
Voor een kleine club is dat het verschil tussen "we zullen de formulieren uiteindelijk wel uitzoeken" en het hebben van een goed, merk- en veiligheidspakket in de tijd die nodig is om een kopje thee te zetten.
Het is rechtstreeks gericht op de mensen die het het meest nodig hebben: een gloednieuwe club die zijn eerste leden krijgt, een schoolprogramma dat nooit de juiste toestemmingsformulieren heeft gehad, een club in het buitenland die geen fatsoenlijk sjabloon in zijn eigen taal kan vinden. Geen van hen zou papierwerkexperts moeten worden voordat ze een beginner veilig handschoenen kunnen aantrekken.
Als u een federatie aan het opbouwen bent, begin dan hier
Hetzelfde denken schaalt op. Een nieuwe of hervormende nationale federatie wordt op een veel grotere manier geconfronteerd met het blanco-paginaprobleem: niet alleen de formulieren, maar de hele regelset. Daarom publiceerden we naast de formulieren een basisregelset voor opt-in, gebaseerd op waar de regels van de wereld het al over eens zijn, die een federatie kan aannemen in plaats van met niets te beginnen. Het wordt aangeboden, niet opgelegd, en bij de twee werkelijk omstreden veiligheidsvraagstukken wordt bewust geen kant gekozen.
Als jij dat bent, hebben we speciaal voor federatiefunctionarissen een pagina geschreven over wat je moet adopteren en hoe:boksregels en formulieren voor federaties. En de redenering achter de basislijn, met elk regelgebied en de citatie ervan, kloptde open standaard.
Waarom weggeven?
Omdat het ons heel weinig kost en het een club of een federatie ergens veel kan besparen. Deze formulieren bouwden wij al voor de clubs op BoxerConnect en onze eigen leden gebruiken ze dagelijks. Hetzelfde werk aan de rest van de sport overdragen, ontneemt ons niets, en een basisclub met goed, duidelijk papierwerk is een veiliger plek om te boksen. En hoe meer clubs dezelfde duidelijke formulieren gebruiken, hoe makkelijker het voor iedereen, een ouder, een verzekeraar of een federatie, wordt om precies te weten waar ze naar kijken. Dat is reden genoeg.